Szemud dnia, 24.06.2013

Informacja o stanie spraw priorytetowych w Urzędzie Gminy Szemud
na początek kadencji przedterminowej Wójta Gminy Szemud



Mając na uwadze transparentność działań wynikającą z mojego programu wyborczego, pragnę przedstawić Państwu sytuację, jaką zastałem obejmując stanowisko Wójta Gminy.




W dniu 19 maja 2013 r. w wyniku głosowania w wyborach przedterminowych zostałem Wójtem Gminy Szemud. Swoje obowiązki objąłem w dniu 23 maja 2013 r. po złożeniu ślubowania na XXXVII sesji Rady Gminy Szemud. W związku z objęciem funkcji kierownika Urzędu Gminy Szemud wydałem następujące zarządzenia, mające na celu ustalenie obecnie obowiązujących zasad funkcjonowania administracji gminnej oraz jej struktury organizacyjnej:

1) Zarządzenie nr III / 475 / 2013 Wójta Gminy Szemud z dnia 24 maja 2013r. w sprawie przygotowania sprawozdań dotyczących przebiegu spraw w Urzędzie Gminy Szemud,

2) Zarządzenie nr 477 / III / 2013 Wójta Gminy Szemud z dnia 29 maja 2013r. w sprawie przekazania wykazu spraw na stanowiskach: osoby pełniącej obowiązki Wójta Gminy oraz Zastępcy Wójta Gminy Szemud przez Pana Krzysztofa Brzezickiego,

3) Zarządzenie nr 478 / III / 2013 Wójta Gminy Szemud z dnia 29 maja 2013r. w sprawie przygotowania sprawozdań dotyczących struktury organizacyjnej w Urzędzie Gminy Szemud.

Na podstawie informacji uzyskanych w związku z powyższymi zarządzeniami przystąpiłem do prac związanych z reorganizacją Urzędu. Prace koncepcyjne w chwili obecnej jeszcze trwają.


W dniu 23.05. 2013 r po godzinach pracy, odbyłem spotkanie ze wszystkimi pracownikami, a w dniu 27 maja 2013r. odbyłem posiedzenie z kadrą kierowniczą Urzędu Gminy Szemud i jednostek organizacyjnych, podczas którego poszczególne osoby przedstawiły stan przebiegu wszystkich spraw w podległych im strukturach. Jako najważniejsze i najpilniejsze zostały określone następujące sprawy:

a) ustalenie do 31 maja br. arkuszy organizacyjnych szkół i powiązanym z tym zreorganizowaniem dowozów szkolnych ( poprosiłem o odrębne zreferowanie tej kwesti),

b) pilne wdrożenie przyjętych do budżetu założeń oszczędnościowych (dot. to m.in. reorganizacji dowozów szkolnych, okresowego wyłączenia oświetlenia ulicznego itp.),

c) pilne wdrożenie systemu gospodarki odpadami (stan prac zastałem na etapie wyboru firmy przewozowej; konieczne było wzmożenie działań na rzecz zwiększenia ściągalności deklaracji w sprawie opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi),

d) dokonanie aktualizacji studium uwarunkowań zagospodarowania przestrzennego (wynika to z przepisów urbanistycznych).
Pozostałe sprawy pracownicy określili jako realizowane na bieżąco.



Ponadto odbyłem spotkania:

1) 20 czerwca br. z Dyrektorami szkół, na którym poruszono kwestię: przewozów szkolnych, terminów składania wniosków awansowych, urlopów zdrowotnych nauczycieli, programu do sporządzania arkuszy organizacyjnych, wykonania zaleceń pokontrolnych Sanepidu i Straży Pożarnej, zaoszczędzonych środków, które zostaną wykorzystane na remonty bieżące w poszczególnych szkołach;

2) 20 czerwca br. z przedstawicielami związków zawodowych oświaty – ZNP i Solidarność, na którym poruszono kwestie: urlopów zdrowotnych nauczycieli, przewozów szkolnych, dowozów uczniów na konkursy gminne, zarobków pracowników administracyjnych, dodatków motywacyjnych dla zastępców dyrektorów szkół.



Brałem udział w zebraniach wiejskich:

1) 27 maja br. w Warznie;

2) 31 maja br. w Łebieńskiej Hucie;

3) 12 czerwca br. w Leśnie;

4) 18 czerwca br. w Grabowcu;

5) 19 czerwca br. w Głazicy;

6) 20 czerwca br. w Rębiskach.

Wszystkie powyższe spotkania odbywały się wieczorami, a uwagi na wywiązujące się dyskusje na nurtujące mieszkańców problemy, trwały do późnych godzin wieczornych.

W dniu 28 czerwca br. wezmę udział w zebraniu wiejskim w Kamieniu.




Obejmując obowiązki Wójta Gminy Szemud przejąłem również sprawy już rozpoczęte, a wśród nich są takie, które wymagają podjęcia natychmiastowych działań mających na celu uniknięcie negatywnych konsekwencji grożących gminie w przypadku ich nieprawidłowego rozwiązania. Dodatkowo ich poprawne rozwiązanie wymaga przeanalizowania różnych możliwości i koncepcji.



Poniżej przedstawiam kwestie, które wymagają podjęcia natychmiastowych i zdecydowanych działań.




1. Dowozy szkolne


W związku ze skargą na działalność osoby pełniącej funkcję Wójta Gminy Szemud w okresie przed 23 maja 2013r., która była rozpatrywana przez komisje Rady Gminy i odrzucona jako niezasadna uchwałą nr XXXVIII/402/2013, w związku z tym że dot. ona pracowników Urzędu, wszcząłem postępowania wyjaśniające w tej sprawie (Zarządzenie nr 476/III/2013 Wójta Gminy Szemud z dnia 27 maja 2013r. w sprawie powołania komisji w celu wyjaśnienia kwestii związanych ze skargą na plany reorganizacji dowozów szkolnych). Komisja ta odbyła dwa posiedzenia w dniach 31.05.20.13r. i 04.06.2013r., podczas których dokonała szczegółowej analizy dokumentacji związanej z przedmiotową sprawą, w tym z protokołów posiedzeń komisji stałych Rady Gminy oraz wyjaśnień złożonych przez p. Krzysztofa Brzezickiego – osobę pełniącą w przedmiotowym okresie funkcję Wójta Gminy Szemud, a także wysłuchała strony skarżącej. W wyniku podjętych czynności Komisja ustaliła, że zarzuty podnoszone w skardze oparte zostały o niesprawdzone informacje, bowiem nie doszło do podjęcia jakichkolwiek wiążących decyzji w tej sprawie. Komisja podkreśliła fakt rozpoczęcia rozmów z firmą PKS Wejherowo w tej sprawie jesienią 2012r. przez poprzedniego wójta na wniosek Komisji Rewizyjnej oraz Komisji Kultury, Oświaty, Zdrowia i Sportu Rady Gminy Szemud (vide: Raport Komisji powołanej w celu wyjaśnienia kwestii związanych ze skargą na plany reorganizacji dowozów szkolnych z dnia 04.06.2013r.). Zdaniem Komisji zabrakło właściwej komunikacji pomiędzy Urzędem Gminy, a przewoźnikiem realizującym przewozy szkolne, co było bezpośrednią przyczyną powstania niejasności i złożenia przedmiotowej skargi. Komisja zaleciła, aby we wszelkich uzgodnieniach z podmiotami zewnętrznymi, w tym własnymi jednostkami organizacyjnymi, prowadzić obustronną bieżącą wymianę informacji.

W dniu 28 maja 2013r. odbyłem spotkanie z przedstawicielami firmy, którzy przedstawili dotychczasowe wyniki prac analitycznych.

Założeniem było takie skomunikowanie przewozów szkolnych, które pozwoliłoby na poprawę stanu komunikacji publicznej. Rozważane rozwiązanie możliwe jest do wdrożenia w trybie przetargowym jak i bez przetargowym. Szacunkowe koszty analizowanego rozwiązania mogłyby przynieść ok. 300 tys. zł oszczędności w skali roku przy założeniu uzyskania dofinansowania do biletu miesięcznego ucznia poprzez samorząd wojewódzki. Dodatkowym atutem byłoby skomunikowanie ze sobą poszczególnych obszarów gminy oraz zwiększenie połączeń komunikacyjnych z Wejherowem, Chwaszczynem, a nawet być może z Gdynią /”Polifarb”/.

W dniu 21 czerwca br. w Urzędzie Gminy odbyłem spotkanie mieszkańców zainteresowanych komunikacją publiczną z przedstawicielami przewoźników.
Decyzji na razie nie podjęto, gdyż toczą się rozmowy z przewoźnikami (Auto-Trans z Szemuda, ZKM Gdynia, Przewozy Autobusowe GRYF z Kartuz, oraz PKS Wejherowo).



2. Funkcjonowanie sołectw – podatki, odśnieżanie, realizacja inwestycji


W dniu 5 czerwca br. w Urzędzie Gminy Szemud odbyłem spotkanie z sołtysami, podczas którego omówiono stan ściągalności podatków i opłat lokalnych wraz z analizą przyczyn powstałych zaległości oraz problemami z tego faktu wynikającymi. Wstępnie omówiono propozycje nowego podziału stref odśnieżania, które polegałyby na podziale dróg gminnych na 2 rejony, a dróg w utrzymaniu sołectw na 7 rejonów. Na każdy rejon zostałby ogłoszony odrębny przetarg. Przedstawiłem własną propozycję, która polegałaby na podziale gminy wg sołectw czyli na 22 rejony, podkreślając, że zamierzam przede wszystkim wspierać lokalną przedsiębiorczość i rolników, gdyż to oni mogliby realizować znaczną część tych prac. Poruszono również kwestię rozliczeń za odśnieżanie (ustalenie sposobu rozliczeń – wg ilości km, wg ilości roboczogodzin czy ryczałt) wskazując, że istotne są przede wszystkim: szybkość reakcji (stąd podział na 22 rejony), egzekwowanie jakości odśnieżania (zapowiedź stosowania kar umownych) oraz dostępne środki (w ostatnim sezonie zabrakło ok. 140 tys. zł) i zmianę prowadzenia nadzoru nad odśnieżaniem (źle wykonane odśnieżanie powoduje niszczenie nawierzchni drogi podczas wiosennych roztopów, wpływając jednocześnie na zwiększenie kosztów odśnieżania). Ustalono, że należy stworzyć Regulamin odśnieżania dróg zawierający m. in. wykaz dróg do ośnieżania z podziałem na rejony oraz warunki i zasady odśnieżania, a także ustalić procedurę zgłaszania potrzeb.
Ponadto podczas tego spotkania omówiono stan zaawansowania realizacji inwestycji gminnych – na 112 zadań w wykazie zadań inwestycyjnych dotychczas uruchomiono nieco ponad 40 inwestycji; w zakresie zadań objętych Funduszem Sołeckim w stopniu niewielkim, niemniej są to małe zadania, więc można je dosyć szybko uruchomić, jednak ich realizacja jest konieczna ze względu na otrzymanie dofinansowania z Funduszu Sołeckiego. Najpoważniejszy problem to domknięcie finansowania inwestycji po przetargu (dla przykładu w Szemudzie na budowę ul. Kwidzińskiego zabrakło ok. 55 tys. zł). Dotychczasowe planowanie napotyka na niemałe problemy związane choćby z oszacowaniem faktycznych kosztów inwestycji (wskazano, że takich sytuacji jest dużo), a oferty przetargowe zwykle przekraczają plan od 20% do nawet 90% szacunkowej wartości inwestycji, wobec czego należy podjąć działania w zakresie minimalizacji tak daleko idących odchyleń.



3. Sprawa drogi relacji Karczemki – Tuchom


W dniu 5 czerwca br. odbyło się spotkanie połączonych komisji stałych RG Szemud z moim udziałem w sprawie ustalenia dalszego postępowania w kwestii wykupu odcinka drogi relacji Karczemki – Tuchom. Podczas spotkania ustalono warunki progowe dla prowadzenia negocjacji przez Wójta (zamiana gruntów na zasadzie „metr za metr” bądź wykup za kwotę nie większą niż stawka 130 zł/m2 gruntu), zastrzegając dalsze kroki dopiero po decyzji Ministra w tej sprawie. W związku tą sprawą w poniedziałek 10 czerwca br. do Urzędu wpłynęło pismo Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej dot. odwołania od decyzji Wojewody Pomorskiego w sprawie przejęcia drogi na własność gminy z mocy prawa, które podtrzymało stanowisko Wojewody, odmawiającego takiego przejęcia. Pozostaje więc jedynie forma wykupu tego odcinka drogi. Negocjacje w tej sprawie trwają; niezbędne jest także podjęcie uchwały w sprawie wykupu tego odcinka drogi.



4. Rozliczenie inwestycji kanalizacyjnej dofinansowanej z POIiŚ


W dniu 4 czerwca br. dowiedziałem się o problemie związanym z rozliczeniem inwestycji dofinansowanej przez POIiŚ. W dniu 5 czerwca br. odbyłem w Gdańsku spotkanie z przedstawicielami WFOŚiGW Gdańsk w sprawie rozliczenia gminy z kwestii uzyskania tzw. efektu ekologicznego – wskaźnika, na podstawie którego udzielono gminie dofinansowania dla realizacji projektu pn.: „Uporządkowanie gospodarki ściekowej na terenie Gminy Szemud w Bojanie, Koleczkowie i Dobrzewinie (umowa nr pois.01.01.00-00-016/08-00 z dnia 25.05.2009r.). We wniosku aplikacyjnym gmina wskazała liczbę odbiorców systemu kanalizacyjnego na poziomie ok. 5 tys. RLM (równoważna liczba mieszkańców), a na chwilę obecną szacuje się wstępnie osiągnięcie tego wskaźnika na poziomie 30-35 %. Nie osiągnięcie wymaganego poziomu tego wskaźnika skutkować będzie obniżeniem dofinansowania w części, co może stanowić kwotę zwrotu nawet do 3 mln zł, a w skrajnym przypadku zwrotem całości dofinansowania tj ponad 7 mln zł wraz z odsetkami ustawowymi. Przeprowadziłem dogłębną analizę w tym zakresie.

W dniu 11 czerwca 2013r. odbyłem spotkanie z Jednostką Realizującą Projekt – komórką Urzędu wydzieloną specjalnie na potrzeby realizacji tej inwestycji. Z udzielonych przez JRP wyjaśnień wynika, że minimalny warunek do spełnienia dla uzyskania pomocy to uzyskanie minimalnej wymaganej wartości wskaźnika ekologicznego na poziomie 120 RLM/km sieci. Na etapie przygotowywania wniosku aplikacyjnego w roku 2008 założono spełnienie tego wskaźnika na poziomie ponad 140 RLM/km. Później, na etapie rozpatrywania wniosku doszły kwestie interpretacyjne dot. m. in. definicji przyłącza, wskutek czego musiano zweryfikować dane odnośnie RLM po to, by utrzymać się na minimalnym wymaganym poziomie tego wskaźnika. Przy zbieraniu danych do projektu uwzględniano wszystkie możliwe kierunki pozyskania RLM tj. osoby zameldowane, funkcjonującą działalność noclegową, liczę uczniów w szkołach oraz osób zatrudnionych w zakładach produkcyjnych oraz osoby zamieszkujące a nie zameldowane. W związku problemem w kwestii uzyskania wymaganego poziomu wskaźnika już na etapie rozpatrywania wniosku, dokonano uaktualnienia danych dot. poziomu tego wskaźnika poprzez zwiększenie zakresu szacunkowego, którego wartość uzyskano dokonując podwyższenia wartości danych wyjściowych. Podwyższenie to jednak nie miało odzwierciedlenia w rzeczywistości, gdyż założono m. in. zwiększenie ilości podmiotów świadczących usługi noclegowe do ok. 60-ciu, co w warunkach miejscowych nie miało szans na spełnienie w pełnym zakresie.
Projekt ten jest od strony technicznej odebrany i oddany do użytku, zaś od strony finansowej rozliczony i zamknięty. Spośród zaplanowanych i zrealizowanych 841 przyłączy jedynie ok. 170 jest kompletnych z ważną umową na odbiór ścieków. Nie jest możliwe rozliczenie ilości RLM zgodnie z technicznym sposobem tj. na podstawie ładunków ścieków na końcówce sieci, gdyż obejmuje ona jednocześnie zadanie z RPO (jako zadanie nr 2), na które również uzyskano dofinansowanie. Jedynym rozwiązaniem jest jak najszybsze podłączanie się mieszkańców do sieci kanalizacyjnej i ewentualna renegocjacja zapisów umowy o dofinansowanie.

W dniu 20 czerwca 2013r. odbyło się kolejne spotkanie z kolejną firmą doradczą przy udziale JRP. W toku spotkania ustalono, że przyjęty do wniosku obszar Aglomeracji Gdynia został nadmiernie zawężony, co miało wpływ na zaistnienie obecnych problemów ze wskaźnikiem, a co ponadto bardzo utrudnia znalezienie dobrego wyjścia z sytuacji w chwili obecnej. Firma doradcza wskazała na konieczność poszerzenia obszaru Aglomeracji Gdynia na całość obszaru miejscowości objętych projektem. Podjąłem już w tej sprawie rozmowy.

W okresie od 11 do 21 czerwca odbyłem szereg spotkań z WFOŚiGW oraz przedstawicielami Aglomeracji Gdynia. Spotkania te zaowocowały tym, że istnieje szansa na prolongatę terminu rozliczenia efektu ekologicznego o 1-2 lata, ale gmina będzie musiała wdrożyć rozwiązania awaryjne, związane z przyłączaniem nieruchomości do sieci kanalizacyjnej oraz rozbudową dotychczasowej sieci, co będzie wiązało się z koniecznością poniesienia wydatków inwestycyjnych w kwocie nawet kilku mln zł w ciągu 1,5 roku. Niewykluczone są także działania związane z przymusowym przyłączeniem do sieci kanalizacyjnej nieruchomości, których właściciele są do tego zobowiązani na podstawie dokumentów planistycznych, jakie uzyskali w procesie inwestycyjnym, na ich koszt, a także kontrole szczelności szamb oraz umów na wywóz ścieków.

Jest to rozwiązanie dużo korzystniejsze niż zwrot milionowych kwot nie mając nic w zamian. Oczywiście wszystko w koordynacji z WFOŚ.



5. Wdrażanie systemu gospodarki odpadami komunalnymi


Wdrażanie systemu gospodarki odpadami bezpośrednio nadzorował i odpowiadał za nie dotychczasowy zastępca wójta – Krzysztof Brzezicki. W tym celu z początkiem lutego 2013 r. w strukturze Urzędu wydzielono Referat Gospodarki Odpadami, a obowiązki kierownika Referatu pełnił zastępca wójta. Na przełomie maja i czerwca został rozstrzygnięty przetarg na wykonawców odbioru odpadów w dwóch sektorach; zostali nimi: Zakład Usług Komunalnych w Wejherowie w sektorze I i Lider konsorcjum – Remondis Sp. z o. o. Oddział w Lęborku w sektorze II. W drugiej połowie czerwca dokonano odbioru systemu informatycznego wspomagającego system rozliczeń. Obecnie trwają prace przygotowawcze do wydawania decyzji w sprawie opłat za wywóz odpadów. Równolegle wciąż spływają deklaracje w sprawie opłaty za wywóz odpadów komunalnych.

Jednym z problemów jest ściągalność deklaracji, co będzie wpływało na finansowe domknięcie systemu. Innym jest kwestia terminowego wdrożenia systemu gospodarki odpadami z uwagi na spore opóźnienie w tym zakresie spowodowane bałaganem kompetencyjnym jaki zaistniał w bieżącym roku w strukturze organizacyjnej Urzędu. W zakresie nadzoru nad gospodarką odpadami, wyznaczyłem osoby koordynujące te prace, oraz ustaliłem termin końcowy wdrożenia na dzień 5 lipca br., z uwagi na konieczność przygotowania i wysyłki decyzji ustalających wysokość opłaty dla poszczególnych nieruchomości.



6. Sprawy sądowe


Na koniec maja 2013 r. Gmina Szemud uczestniczy w 25 sprawach sądowych – w 4 sprawach w charakterze pozwanego, a w pozostałych jako powód bądź uczestnik postępowania. Spośród nich 11 spraw dotyczy zaległości z tytułu podatków lub opłat wobec gminy, 3 sprawy dotyczą rozliczeń z wykonawcami robót budowlanych, 10 spraw toczy się w ramach postępowań administracyjnych, dot. głównie spraw własnościowych, a jedna sprawa – o odszkodowanie i zadośćuczynienie.
Przegrana sprawa z firmą P&P i zasądzona kwota, którą musi zapłacić Gmina to blisko pół miliona złotych. Wskutek prowadzonych przeze mnie negocjacji udało się zaoszczędzić z tej kwoty prawie 100.000 PLN z równoczesnym przełożeniem znacznej części spłaty do 31.01.2014 r.

Gmina Szemud reprezentowana jest przez kancelarię, obsługującą Urząd Gminy.



7. Zaciągnięte kredyty i pożyczki.


Na ten moment suma zaciągniętych kredytów i pożyczek przez Gminę sięga kwoty blisko 22 mln zł w tym zawarta jest kwota na finansowanie wyprzedzające 650.000 zł. W tej kwocie zawarty jest również zaplanowany na początku roku kredyt komercyjny w wysokości 4,9 mln zł. Dla lepszego wyobrażenia, to na koniec 2014 r. spłacimy pożyczkę zaciągniętą jeszcze w latach 2006-2007. Okresy spłaty zaciągniętych kredytów i pożyczek sięgać będą roku 2023.



8. Awarie pomp i spadki ciśnienia wody – ujęcie wody w Bojanie.


W związku z nadmiernym poborem wody mającym miejsce w ostatnim czasie doszło do krótkotrwałych awarii pomp i spadku ciśnienia wody w hydroforni w Bojanie obsługującej wschodni rejon gminy. W dniu 21 czerwca br. podjąłem decyzję o zakupie nowych pomp. Nowe pompy są bardziej wydajne o 20% od dotychczasowych co powinno uspokoić sytuację na wspomnianej sieci wodociągowej.

Jednocześnie nadal apeluję o rozsądne gospodarowanie zasobami wodnymi.




Reasumując, sytuacja dotycząca wyżej przedstawionych spraw jest bardzo dynamiczna i zmienia się z dnia na dzień. Mam zaplanowanych wiele spotkań dotyczących przede wszystkim spraw związanych z rozliczeniem inwestycji kanalizacyjnych, dowozów i komunikacji, gospodarki odpadami. Wszystkim tym sprawom został nadany intensywny bieg, ponieważ czas odgrywa to bardzo ważną rolę.



W związku z powyższym jestem zobowiązany do podjęcia stosownych czynności zmierzających do rozwiązania przedstawionych problemów. Powoduje to konieczność przewartościowania priorytetów moich działań. W perspektywie nie chcę jednak zapomnieć o wszystkich pozostałych sprawach, równie ważnych dla Mieszkańców.



Ryszard Kalkowski
Wójt Gminy Szemud